Przeprowadzka biura – kompendium wiedzy

Każda firma prędzej czy później myśli o tym, aby zmienić lokalizację swojego biura. Wówczas pojawia się pytanie: jak znaleźć firmę, która szybko realizuje przeprowadzki biur? Przy przenoszeniu rzeczy firmowych liczy się nie tylko czas, ale także wysoka dbałość o wszystkie przewożone przedmioty. Z tego względu znalezienie profesjonalnej firmy do przeprowadzki biura wbrew pozorom wcale nie jest takie łatwe, jak może się to wydawać na pierwszy rzut oka. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, jak przygotować się do przeprowadzki biura oraz jak znaleźć profesjonalną firmę, która przewiezie dla nas wszystkie najpotrzebniejsze przedmioty i urządzenia. 

 

Przeprowadzka biura – jak ją przeprowadzić?

Przeprowadzka biura to niezwykle poważna sprawa. Wykonanie tego zadania należy powierzyć profesjonalistom, a nie przypadkowym tragarza. Każda firma posiada szereg dokumentów, które nie mogą dostać się w niepowołane ręce ani zgubić się. Z tego powodu odpowiedni wybór firmy przeprowadzkowej jest kwestią bardzo istotną. Do tego zadania należy podejść bardzo rozsądnie i odpowiedzialnie. W innym wypadku podczas przeprowadzki może dojść do zagubienia lub kradzieży wielu przedmiotów należących do przedsiębiorstwa. 

Przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnej firmy do przeprowadzki biur, warto również przemyśleć, czy cały sprzęt należący do przedsiębiorstwa spakujemy we własnym zakresie, czy to zadanie również powierzymy wynajętej ekipie. Jeśli nie chcemy, aby ktoś obcy zajmował się firmowymi dokumentami, najlepiej jest te czynności wykonać samodzielnie. Wtedy wystarczy, że zamówimy firmę specjalizującą się w transporcie mebli. Przeprowadzka biura będzie oczywiście również wiązała się z przewiezieniem całego sprzętu elektronicznego należącego do firmy. Mowa tutaj oczywiście o monitorach, komputerach, drukarkach, kserokopiarkach oraz większych elementach składających się na umeblowanie biura. Bardzo wiele firm oferujących usługi przeprowadzek biur posiada specjalne skrzynie, które są przeznaczone do przewożenia takich przedmiotów. Na wszelki wypadek warto jednak zebrać kartony, folie bąbelkową, folię stretch oraz taśmę klejącą. Podczas spisywania umowy z przedstawicielem firmy warto również dopytać, czy będziemy musieli pozyskać samodzielnie jakieś dodatkowe materiały.

 

Sprawna organizacja to priorytet 

Jeśli przygotowanie przeprowadzki nie będzie powierzone firmie zewnętrznej, wówczas należy wyznaczyć poszczególne osoby do wykonywania różnych czynności związanych z przygotowaniem przeprowadzki. Osoba kierująca wszystkimi działaniami powinna również przygotować spis wszystkich przedmiotów znajdujących się w biurze. Wtedy o wiele łatwiej będzie podjąć decyzję odnośnie przewiezienia bądź wyrzucenia różnych urządzeń. Wiele firm podczas przeprowadzki biura decyduje się także na gruntowną zmianę wystroju wnętrza, dlatego wtedy duża część rzeczy musi być wystawiona na sprzedaż. 

Zamówienie odpowiedniej firmy transportowej jest niezwykle istotne. Warto wiedzieć, że nawet firmy posiadające na stanie pojazdy dostawcze bardzo rzadko we własnym zakresie dokonują przeprowadzki biura. Jest to spowodowane tym, iż w przypadku wystąpienia jakiś szkód lub kradzieży, firma będzie musiała samodzielnie pokryć koszty z tym związane. Przy korzystaniu z usług zewnętrznej firmy do przeprowadzek, w razie jakichkolwiek szkód można ubiegać się o uzyskanie odszkodowania, którego wysokość będzie adekwatna do wysokości rzeczywistych defektów. Takie zabezpieczenie powoduje, że zdecydowana większość przedsiębiorstw preferuje wystawić zlecenie transportowe i znaleźć przewoźnika, który za określoną kwotę podejmie się kompleksowej realizacji przeprowadzki biura. 

 

Jak przygotować przedmioty z biura do przeprowadzki?

Zanim meble i urządzenia elektryczne zostaną odebrane przez firmę transportową, trzeba będzie je odpowiednio spakować. Na samym początku trzeba wyrzucić wszystkie przedmioty ulokowane w szafkach i szufladach. Wszelkie dokumenty firmowe najlepiej jest zgromadzić w jednym miejscu – w ten sposób unikniemy ryzyka, iż jeden z istotnych dokumentów zostanie zagubiony lub zniszczony. Dokumentacji firmowej cały czas powinna strzec jedna oddelegowana do tego osoba. 

Meble można rozkręcić bądź ofoliować w całości – wszystko zależy od tego, jak duże pojazdy posiada wynajęta przez nas firma. Zanim foliujemy meble, najpierw trzeba wyjąć wszystkie szuflady. Na rogach mebli można umieścić specjalne narożniki wykonane ze styropianu, dzięki czemu nie ulegną one uszkodzeniu podczas wynoszenia do samochodu. Z wielką ostrożnością trzeba traktować wszystkie urządzenia elektroniczne znajdujące się w firmie – mowa tutaj oczywiście o monitorach, drukarkach, komputerach, laptopach itp. Wszystkie te przedmioty trzeba kilkukrotnie owinąć folią bąbelkową, aby zminimalizować ryzyko ich zniszczenia. 

Każdy przedmiot trzeba umieszczać w przygotowanych wcześniej kartonach. Wszystkie kartony trzeba podpisywać, aby procedura rozpakowywania przebiegała sprawniej. W jednym kartonie należy umieszczać przedmioty o tym samym przeznaczeniu.